1. QUI EST RESPONSABLE
AVIS2SANTE édite le service GAIA PILOT. Elle traite des données dans deux rôles.
Pour le compte des établissements de santé clients, elle traite les données de leurs utilisateurs et des personnes qu'ils font appeler ou contacter. L'établissement est alors responsable de traitement : il décide qui est appelé, à quel sujet et à quel moment. AVIS2SANTE agit comme sous-traitant, sur ses instructions. Les conditions sont fixées par les Conditions générales de service et par l'Accord relatif au traitement des données à caractère personnel (DPA). Elles peuvent aussi être fixées par des clauses particulières signées avec l'établissement.
Pour ses propres besoins, AVIS2SANTE est responsable de traitement. Il s'agit des demandes de contact et de démonstration, de la relation commerciale, de la facturation et de l'assistance. S'y ajoutent la sécurité du service, les preuves d'acceptation des textes et la défense de ses droits. Ces traitements sont décrits aux articles 4 et 5.
Éditeur : AVIS2SANTE, BURO 419, 419 avenue de l'Europe, 83140 Six-Fours-les-Plages. Contact : contact@gaiapilot.fr. Délégué à la protection des données : dpo@avis2sante.fr.
2. DONNÉES TRAITÉES POUR LE COMPTE DES ÉTABLISSEMENTS
Cet article concerne les utilisateurs habilités par un établissement et les personnes qu'il fait appeler ou contacter. Il concerne aussi les personnes qui appellent un numéro géré par le service pour son compte.
L'établissement, responsable de traitement, vous informe lui-même de ces traitements. AVIS2SANTE lui fournit un modèle de note d'information.
Les données traitées sont :
- pour les utilisateurs : identité, coordonnées professionnelles, rôle et habilitations, journal de connexion et traces d'activité ;
- pour les personnes appelées ou contactées : identité, coordonnées, rattachement à un service ou à un métier, disponibilité et préférences déclarées ;
- le contenu des échanges : enregistrement, transcription et résumé des appels, messages écrits et SMS ;
- la date, l'heure, la durée et le résultat des appels.
Les coordonnées des personnes appelées nous sont transmises par l'établissement.
Ces données servent uniquement à fournir le service à l'établissement. Elles permettent d'organiser ses missions, de passer et recevoir ses appels, d'échanger avec ses contacts, de lui restituer le résultat et de sécuriser les accès. Des personnes habilitées d'AVIS2SANTE relisent des conversations pour corriger les défauts de l'agent vocal.
La base légale est fixée par l'établissement. Pour les appels, c'est en principe son intérêt légitime : trouver vite des remplaçants pour assurer la continuité des soins. Un établissement public peut retenir à la place sa mission d'intérêt public.
Les durées de conservation sont appliquées automatiquement par le service. L'établissement les indique dans son information. L'enregistrement audio est effacé au bout de 7 jours, la transcription, le résumé et les messages écrits au bout de 30 jours, la ligne de l'appel au bout de 12 mois. À la fin du contrat avec l'établissement, ses données sont restituées puis détruites, ou seulement détruites, selon le DPA.
Le service n'a pas pour objet de traiter des données de santé et n'en demande pas. Il ne traite ni dossier médical ni donnée de santé de patient. Une personne appelée peut mentionner d'elle-même une information sur sa santé : elle est traitée et effacée comme le reste de la conversation.
Vos droits sur ces données s'exercent auprès de l'établissement. Une demande adressée à AVIS2SANTE lui est transmise. Toute personne appelée peut s'opposer à tout moment à être appelée de nouveau. Elle peut le dire pendant l'appel ou l'écrire à l'établissement.
3. DESTINATAIRES, HÉBERGEMENT ET TRANSFERTS
Les données sont accessibles aux seuls personnels habilités de l'établissement et d'AVIS2SANTE, dans la limite de leurs fonctions.
Elles sont aussi traitées par nos prestataires techniques : hébergement et intelligence artificielle, téléphonie, envoi des SMS et des courriels. Pour nos propres traitements s'y ajoute notre outil de suivi commercial. La liste nominative des sous-traitants ultérieurs qui traitent les données des établissements figure dans le DPA.
Les données sont hébergées et traitées dans l'Espace économique européen. Elles ne font l'objet d'aucun transfert hors de cet espace.
4. DEMANDES DE CONTACT ET DÉMONSTRATION
La démonstration est un appel avec GAIA, un agent vocal qui utilise des technologies d'intelligence artificielle. L'appel est enregistré et transcrit. Vous en êtes informé par la présente politique, puis par GAIA au début de l'appel. Si vous ne voulez pas d'enregistrement, écrivez-nous à contact@gaiapilot.fr : un membre de l'équipe vous présente GAIA.
Données traitées :
- nom, prénom, téléphone et adresse électronique ;
- objet et message de la demande ;
- enregistrement, transcription et compte rendu de l'appel de démonstration ;
- données techniques du formulaire et de la vérification de la demande.
Le nom, le prénom, le téléphone, l'adresse électronique et le consentement sont obligatoires. Pour une demande de contact, le message l'est aussi. Sans eux, nous ne pouvons pas traiter la demande.
Finalités et bases légales :
- organiser et réaliser la démonstration, suivre la demande : mesures précontractuelles prises à votre demande ;
- être contacté par notre équipe : votre consentement, recueilli sur le formulaire ;
- enregistrer et transcrire l'appel, pour suivre la demande et corriger les défauts de notre agent vocal : notre intérêt légitime ;
- sécuriser le formulaire, vérifier la demande et prévenir les envois automatisés : notre intérêt légitime.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à dpo@avis2sante.fr.
Destinataires : l'équipe d'AVIS2SANTE et les prestataires cités à l'article 3.
Durées de conservation :
- la demande, la fiche de suivi commercial, la transcription et le compte rendu de l'appel : 3 ans après le dernier échange ;
- l'enregistrement audio de l'appel : 7 jours après l'appel ;
- les codes de vérification : supprimés avec la demande.
Vos données ne sont ni vendues ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
5. AUTRES TRAITEMENTS DONT AVIS2SANTE EST RESPONSABLE
Ces traitements portent sur l'identité, les coordonnées professionnelles et les échanges de nos interlocuteurs. Ils portent aussi sur les données de facturation et les traces techniques du service.
| Traitement | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|
| Relation commerciale, devis et contrats | intérêt légitime à gérer la relation, ou obligation légale | durée de la relation, puis 5 ans |
| Facturation et comptabilité | obligation légale | 10 ans après la clôture de l'exercice |
| Assistance et suivi des incidents | intérêt légitime à assister nos clients | 3 ans après la clôture de la demande |
| Sécurité du service et journaux techniques | intérêt légitime à protéger le service | 12 mois |
| Preuves d'acceptation des textes | intérêt légitime à prouver l'acceptation | durée du contrat, puis 5 ans |
| Défense de nos droits | intérêt légitime | durée de la procédure et des voies de recours |
6. VOS DROITS
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Pour les données traitées pour le compte d'un établissement, ces droits s'exercent auprès de lui (article 2).
Pour les traitements dont AVIS2SANTE est responsable, écrivez au délégué à la protection des données, à dpo@avis2sante.fr. Vous pouvez aussi écrire à AVIS2SANTE, DPO, BURO 419, 419 avenue de l'Europe, 83140 Six-Fours-les-Plages. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe. Un justificatif d'identité peut être demandé lorsque c'est nécessaire.
Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
7. COOKIES ET STOCKAGE LOCAL
Le site gaiapilot.fr et l'application ne déposent aucun cookie publicitaire, aucune mesure d'audience et aucun traceur. Aucun bandeau de consentement n'est donc affiché.
Le site et l'application utilisent le stockage local du navigateur pour des usages strictement nécessaires : garder la session ouverte et les préférences de l'utilisateur. Ces informations restent sur votre appareil. Elles sont exemptées de consentement.
Si vous activez les notifications, votre navigateur nous transmet une adresse d'abonnement, utilisée seulement pour vous les envoyer.
8. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
La présente politique peut évoluer avec le service, les traitements ou la réglementation. La version en vigueur est publiée sur gaiapilot.fr, avec son numéro et sa date. Les établissements clients sont prévenus par courriel au moins trente (30) jours avant l'entrée en vigueur d'une nouvelle version.